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Dix options TaxCycle à examiner avant l'ouverture de la TED

Prenez de l’avance en réglant vos options dans TaxCycle avant l’ouverture du système de la TED le 24 février. Révisez vos options maintenant et vous gagnez du temps plus tard.

Où puis-je trouver toutes ces options?

Vous devez d'abord ouvrir les options TaxCycle pour mieux comprendre tous les conseils énumérés ci-dessous. Dans l’écran Démarrer, cliquez sur Options à gauche dans le panneau bleu.

Si la déclaration est ouverte, allez au menu Fichier, puis cliquez sur Options.

Les paramètres ci-dessous sont accessibles à partir du panneau gauche de la boîte de dialogue Options.

1. Inscrire les renseignements du préparateur et de l’entreprise

Lorsque vous créez une nouvelle déclaration de revenus, TaxCycle y insère les renseignements concernant l’entreprise et le préparateur figurant dans les options de la grille de calcul Mission. TaxCycle utilise ces coordonnées sur divers formulaires et correspondance.

  1. Développez la section Organisation dans les options.
  2. Entrez l’adresse sur la page Personne-ressource et adresse. Si vous utilisez les profils d’options pour partager des paramètres avec vos collègues de bureau, ajoutez cette page au profil de sorte que tout le monde ait les mêmes paramètres. (Lisez la rubrique d’aide Coordonnées de l’entreprise pour en savoir plus.)
  3. Sur la page Correspondance, insérez le logo et la signature qui seront utilisés dans les modèles de lettre. Ces éléments apparaissent dans les modèles de lettres. Ajoutez aussi cette page aux profils d’options si l’ensemble de votre bureau va partager ces paramètres. (Lisez la rubrique d’aide Signature and logo (en anglais) pour en savoir plus).
  4. Sur la page Préparateur, entrez le nom, le titre et le fichier de signature du préparateur. Si vous utilisez les profils d’options, vous devez exclure cette page pour permettre à chaque préparateur d’entrer ses renseignements. (Lisez la section « Renseignements sur le préparateur » dans la rubrique d’aide Coordonnées de l’entreprise pour en savoir plus.)

2. Entrer les renseignements des formulaires d'autorisation

Vous devez obtenir l’autorisation de votre client pour accéder au service Représenter un client de l'ARC, pour télécharger des données à partir de Préremplir ma déclaration et pour soumettre des déclarations par la TED au nom de votre client. Remplissez ces informations dans les options pour qu’elles soient incluses à chaque déclaration que vous créez.

  1. Développez la section Organisation dans les options.
  2. Cliquez sur Autorisation. La modification aux formulaires d'autorisation se répercutera dans tous les modules de TaxCycle.
  3. Dans la section Formulaires d’autorisation de l'ARC, entrez le numéro d'entreprise de votre entreprise, son identifiant de représentant (ID rep), son nom et identifiant de groupe (ID groupe), au besoin. Ces éléments sont éventuellement transférés aux formulaires comme la grille de calcul AutRepr (anciennement le formulaire T1013). Pour en savoir plus sur comment soumettre une demande d’autorisation à l’ARC, lisez la rubrique d’aide Demande/Annulation d’une autorisation (anciennement le formulaire T1013).
  4. Si vous devez utiliser un nom de préparateur ou d’entreprise différent sur ces formulaires d’autorisation, entrez ce nom ici. Ces renseignements serviront ensuite à remplir la section Nom du préparateur ou de l’entreprise de la grille de calcul Mission.
  5. Si vous préparez des déclarations du Québec, vous devez aussi remplir les champs de la section Formulaires d’autorisation de Revenu Québec.

3. Mettre à jour votre numéro de la TED et mot de passe

Saisissez vos justificatifs d'identité sans tarder pour la production par voie électronique de sorte qu’ils soient actifs lors de l’ouverture du système de la TED.

  1. Développez la section Transmission dans les options.
  2. Sur la page Comptes de la TED, entrez votre numéro de la TED et mot de passe. Ces justificatifs vous permettent d’utiliser la TED T1, le T1135, le débit préautorisé (DPA), le service ReTRANSMETTRE des redressements de la T1 et pour la transmission par Internet des déclarations des sociétés (T2).
  3. Si vous produisez des déclarations du Québec avec ImpôtNet Québec, entrez également ces justificatifs d'identité de transmission sur cette page.
  4. Pour les déclarations de feuillets et autres types de déclarations que vous pouvez télécharger à l'ARC par le transfert de fichier Internet (XML), remplissez les pages Compte des feuillets et Transmetteur. Pour en savoir plus, lisez la rubrique d’aide Transfert de fichier par Internet (XML). Si vous produisez des relevés du Québec avec Revenu Québec, vous pouvez également définir votre numéro et identifiant de transmetteur du Québec.

4. Réviser les dossiers par défaut

Examinez les emplacements de fichiers par défaut au début de la période d'impôt pour vous assurer qu’ils vous dirigeront vers le bon dossier sur votre ordinateur ou réseau. En réglant les chemins d’accès exacts, vous ne perdrez pas de temps à fouiller pour vos fichiers.

  1. Dans les Options, développez la section Fichiers et dossiers, puis cliquez sur Dossiers clients.
  2. Dans le champ Structure de dossiers, entrez un chemin d’accès contenant des variables pour définir la hiérarchie et la convention d’appellation de vos dossiers. Utilisez une barre oblique inversée pour séparer les dossiers parents et les dossiers enfants.
    • Lors de la première installation, le chemin suivant pointe vers votre dossier Documents dans Windows® et organise vos dossiers par type de déclaration et par année : C:\Utilisateurs\{NomUtilisateurWindows}\Documents\Fichiers TaxCycle\{TypeDéclaration}\{AnnéeDéclaration}.
    • Pour les fichiers enregistrés sur votre ordinateur, dans un dossier non partagé avec d’autres utilisateurs, utilisez une lettre de lecteur dans le chemin d’accès : C:\serveur\Déclarations\{TypeDéclaration}\{AnnéeDéclaration}.
    • Pour les fichiers enregistrés sur un serveur, utilisez le nom du serveur, précédé de deux barres obliques inversées : \\serveur\Déclarations\{TypeDéclaration}\{AnnéeDéclaration}.
  3. Votre chemin d’accès peut comprendre tout élément de la liste des variables disponibles. Insérez les variables entre parenthèses simples { } (parenthèses bouclées). Une liste de variables apparait dans la case bleue sur la page des options.
  4. Un exemple de la structure de dossiers proposée s’affiche sous le champ pour vous aider à voir les résultats de l’application des variables. Si un fichier est ouvert, l’aperçu utilise les données de ce fichier.
  5. Cochez Créer des nouveaux dossiers au besoin lorsque vous enregistrez un fichier pour construire la structure de dossiers à mesure que vous enregistrez les déclarations de revenus.

Pour plus d’information sur les variables disponibles, les structures de dossiers échantillon, et les exceptions de paramètres, lisez la rubrique d’aide Options de dossiers.

Le Gestionnaire de clients utilise également ces emplacements comme dossiers par défaut à surveiller. Par conséquent, si vous modifiez ces emplacements après avoir configuré le Gestionnaire de clients, veillez à mettre à jour les emplacements de vos dossiers surveillés. Voir la rubrique d’aide Indexing and monitored folders (en anglais).

5. Réviser le nom des fichiers

Pour chaque module d’impôt et année, vous pouvez régler le format de tous les fichiers TaxCycle que vous créez ou reportez.

  1. Dans les options, développez la section T1/TP1 (ou un autre type de déclaration) puis cliquez sur Noms des fichiers pour appliquer les paramètres sur toutes les années.
  2. Pour régler des options distinctes pour chaque année, développez la section Noms des fichiers puis cliquez sur une année.
  3. Définissez le contenu et l'ordre des noms de fichiers suggérés à droite, y compris le nom du contribuable, l'année d'imposition, le numéro d'assurance sociale et le numéro d'entreprise.
  4. Des exemples de noms de fichiers suggérés sont affichés au bas de l’écran.

6. Régler les options de nouveaux fichiers

Pour chaque type de déclaration ou de module, vous pouvez définir les valeurs par défaut à insérer dans des champs lorsque vous créez un nouveau fichier ou que vous en reportez un d’une année précédente. Vous pouvez réviser ces options même si vous avez déjà reporté vos fichiers pour l'année en cours. TaxCycle va afficher un message de révision lorsque l’entrée dans le champ sur la grille de calcul ne correspond pas aux valeurs par défaut définies dans les Options.

  1. Dans les options, développez la section T1/TP1 (ou un autre type de déclaration) puis cliquez sur Nouveau fichier pour appliquer les paramètres sur toutes les années.
  2. Pour régler des options distinctes pour chaque année, développez Nouveau fichier puis cliquez sur une année.
  3. Faites défiler la liste à droite pour définir les valeurs par défaut suivantes :
    • Valeurs de report facultatives, comme par exemple, reporter la réponse à la question d’Élections Canada.
    • La ville et la province du client dans l’adresse pour les nouveaux fichiers.
    • Objectifs et seuils pour les optimisations.
    • Langue de correspondance et la méthode de contact.
    • Valeurs par défaut du niveau d’autorisation et de la date de signature.
    • Valeur par défaut des options d’acomptes provisionnels.

7. Personnaliser les jeux d'impression

TaxCycle est muni de jeux d'impression par défaut qui répondent aux besoins de la plupart des pratiques. Cependant, vous pouvez apporter des changements à ces jeux d'impression ou en créer autant que nécessaire. Pour découvrir cette fonction, regarder le webinaire Print and PDF (en anglais).

  1. Dans les options, développez la section T1/TP1 (ou un autre type de déclaration), cliquez sur Imprimer pour développer cette option, puis cliquez sur une année.
  2. Cliquez une fois sur un jeu d'impression pour le modifier. Faites défiler l’écran jusqu’au bas de la liste des jeux d’impression pour créer un nouveau jeu d'impression. Voir la rubrique d’aide Options d'impression/PDF.
  3. Faites glisser-déposer les formulaires entre les deux colonnes au bas pour modifier la sélection de formulaires pour le jeu d'impression sélectionné. Les formulaires sélectionnés pour le jeu d’impression s’affichent dans la colonne de droite. Voir la section « Sélection des formulaires » dans la rubrique d'aide Options d'impression/PDF.
  4. Cliquez sur le lien modifier pour changer les options d’impression et de sortie. Voir la rubrique d’aide Options de sortie PDF et d'imprimante.

8. Régler les paramètres de tarification et de facturation

Utilisez TaxCycle pour créer des factures selon les formulaires utilisés ou du temps passé à travailler sur le fichier. Les informations saisies dans les options sont transférées à la grille de calcul Facturation dans chaque déclaration T1. De là, les informations se rendent aux modèles FactureC, FactureJ et FacutreF. Pour voir tout le processus de facturation, regarder le webinaire Billing and Invoicing (en anglais).

  1. Apprenez comment fonctionne la grille de calcul Facturation et les modèles de facturation dans la rubrique d’aide T1 billing and invoicing (en anglais).
  2. Développez la section Préparation des déclarations puis cliquez sur Facturation pour régler le numéro de la TPS/TVP, la province pour la taxe de vente et configurer l’intégration avec QuickBooks® en ligne ou QuickBooks® Bureau (si désiré). Voir la rubrique d’aide Options de tarifs et de facturation.
  3. Dans les options, développez la section T1/TP1 (ou un autre type de déclaration) puis cliquez sur Prix pour appliquer les paramètres sur toutes les années. Pour régler des options distinctes pour chaque année, développez Prix et cliquez sur une année. Vous pouvez définir le taux horaire, le taux par formulaire ou par élément, le tarif pour personnes âgées et plus encore. Voir la rubrique d’aide Options de tarifs et de facturation.

9. Personnaliser les groupes et tâches du flux de travail

TaxCycle comprend des tâches et des groupes pour vous aider à suivre la progression d’une déclaration pour chaque personne figurant dans un fichier. Dans les options, vous pouvez configurer TaxCycle de sorte qu’il corresponde à votre flux de travail. Définir les tâches requises. Réorganiser, afficher ou masquer les tâches et les groupes dans les renseignements du fichier.

  1. Dans les options, développez la section T1/TP1 (ou un autre type de déclaration) puis cliquez sur Flux des travaux pour appliquer les paramètres sur toutes les années.
  2. Pour régler des options distinctes pour chaque année, développez Flux des travaux et cliquez sur une année.
  3. Glissez-déposez les groupes pour changer l’ordre d’affichage. Glissez-déposez pour réorganiser les tâches ou pour les déplacer vers un autre groupe. (Si un groupe n’a aucune tâche, il n’apparaitra pas dans les renseignements du fichier.)
  4. Cochez la case Requise si la tâche est requise afin de considérer le groupe comme étant achevé. Si toutes les tâches d’un groupe sont facultatives, en cochant l’une des tâches dans le groupe dans les renseignements du fichier, le groupe entier sera marqué comme étant achevé.
  5. Décochez la case Afficher pour masquer une tâche.

Pour en savoir plus, lisez la rubrique d’aide Groupes et tâches du flux de travail ou visionnez la vidéo Workflow groups and tasks webinar (en anglais).

10. Enregistrer vos options dans un profil d'options

Les profils d'options vous permettent d’enregistrer des options dans un fichier compressé que vous pouvez partager avec tous vos collègues de bureau ou l’utiliser comme sauvegarde. Enregistrez certaines ou toutes les pages d'options dans le profil. Créez tous les profils qu’il vous faut! Voir comment créer un profile en regardant le webinaire Options Profile (en anglais).

  1. Cliquez sur Gérer pour développer la section Profils d'options.
  2. Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau profil vierge. Ou cliquez une fois sur votre profil Local, puis cliquez sur Cloner pour l’utiliser comme point de départ.
  3. Suivez les étapes pour nommer le profil et l’enregistrer. Si vous pensez partager le profil sur un réseau, assurez-vous de créer un chemin d’accès avec un chemin UNC. Par exemple \\monordi\dossierpartage.
  4. Vérifiez les pages que vous voulez inclure dans le profil.
  5. Choisissez de créer un courriel pour l’envoyer à votre équipe et cliquez sur Créer pour achever le profil.

Pour les étapes, voir la rubrique d’aide Options Profiles (en anglais).