TaxFolder

Sécurité

TaxFolder vous offre, à vous et à vos clients, la tranquillité d’esprit en vous assurant que les renseignements confidentiels de vos clients sont sécurisés et protégés. Que vous demandiez des signatures et téléchargiez des documents à partir du logiciel de bureau TaxCycle ou que vous accédiez aux informations de vos clients via un navigateur, vos données clients sont protégées à l'aide de méthodes de sécurité et de chiffrement standard.

Stockage en nuage sécurisé au Canada

Les documents téléchargés sur TaxFolder sont stockés sur des serveurs situés au Canada, fournis par des services tiers hébergés dans le nuage tels que Microsoft Azure et Amazon Web Services. Si nécessaire, les données peuvent passer temporairement par d'autres sites et juridictions, comme décrit dans notre politique de protection de la vie privée.

Les documents téléchargés sont cryptés à l'aide d'un cryptage AES 256 bits.

Cryptage SSL

TaxFolder utilise le cryptage SSL pour protéger toutes les données envoyées à vos clients ou en provenance de ces derniers sur Internet. Il s'agit des mêmes protocoles de chiffrement de transfert que ceux exigés par l'Agence du revenu du Canada (ARC) lors de la production de déclarations à partir du logiciel de bureau TaxCycle.

Les navigateurs Web gèrent ce chiffrement automatiquement lorsque vous accédez à un site Web via « https ». Lorsque votre communication est cryptée en transit, la plupart des navigateurs web affichent une sorte de « cadenas » visible pour vous rassurer.

Authentification à plusieurs facteurs

Les comptes TaxCycle pour la connexion à TaxFolder incluent une couche supplémentaire de protection pour vous et vos clients via l'authentification à deux facteurs. Une fois activé, vous pouvez choisir de vous connecter à l'aide d'une application d'authentification ou de demander un code de vérification par message texte.

La création d'un compte lors de la signature d'un document est facultative pour vos clients. Quoi qu'il en soit, leurs documents sont toujours protégés par une authentification à deux facteurs et des questions d'authentification basées sur les connaissances supplémentaires facultatives. Ils doivent vérifier leur identité avant de pouvoir visualiser, signer ou récupérer une copie de leur document signé.

Les documents client ne sont jamais joints aux courriels et les liens dans les courriels nécessitent toujours cette étape de vérification.

Autorisation basée sur les rôles

Les administrateurs de votre compte TaxFolder peuvent contrôler le niveau d'accès des employés de votre entreprise. Vous pouvez désigner des personnes spécifiques pour voir tous les enregistrements de clients ou les limiter uniquement aux engagements qui leur sont attribués.

Piste d'audit pour les signatures électroniques

Chaque document signé comprend un certificat qui fournit la preuve de la date, de l'heure et de l'adresse IP de la date et de l'endroit où le document a été signé.

Les fonctions de flux des travaux et de suivi de TaxFolder et TaxCycle consignent la date et l'heure auxquelles les signatures ont été demandées, signées et téléchargées.

Test de sécurité et surveillance

Nous surveillons les opérations et la sécurité de TaxFolder. Les tentatives d'intrusion sont consignées et notre équipe des opérations est immédiatement alertée en cas de problème.

Nous effectuons régulièrement des analyses de vulnérabilité et des examens de sécurité de TaxFolder. Si ces tâches mettent en évidence des faiblesses, nous les corrigeons dans un délai basé sur leur gravité et leur risque.

Nous faisons également appel périodiquement à des experts en sécurité externes pour effectuer des audits de sécurité de TaxFolder.

Confidentiel (même de notre part)

Les renseignements sur votre client demeurent confidentiels, y compris ceux du personnel de TaxCycle. Les documents et les données des clients sont privés et l'accès de notre personnel est limité au personnel désigné strictement aux fins de l'élaboration et de la maintenance de TaxFolder.

Notre engagement continu

Les équipes TaxCycle et TaxFolder se sont engagées à se tenir au courant des tendances de l'industrie et des exigences de l'ARC en matière de sécurité. Nous nous efforçons d'améliorer en permanence la sécurité de vos données.