Politique de protection de la vie privée

Les données à caractère personnel, ou renseignements personnels, ont le sens que leur donnent les lois applicables. Généralement, elles désignent tout renseignement concernant une personne identifiable qui peut être directement ou indirectement identifiée. Elles ne comprennent pas les données qui ne sont pas rattachées à une personne identifiable (données anonymisées).

Nous pouvons collecter, utiliser, conserver et transférer différents types de renseignements personnels, que nous avons regroupés comme suit :

• Données d’identité: comprennent le prénom, le nom de famille, le nom d’utilisateur ou tout identifiant similaire.
• Données de contact: comprennent l’adresse de facturation, l’adresse de livraison, l’adresse électronique et les numéros de téléphone.
• Données financières: comprennent les renseignements relatifs à une carte de paiement.
• Données de transaction: comprennent les renseignements concernant les paiements que vous avez effectués ou reçus, et d’autres renseignements sur les produits ou les Services que vous avez achetés auprès de nous.
• Données techniques: comprennent l’adresse IP (protocole Internet), le numéro d’identification unique de votre appareil, vos données de connexion, le type et la version de votre navigateur, vos réglages de fuseau horaire et votre emplacement, les types et les versions des compléments installés sur votre navigateur, les systèmes et la plateforme d’exploitation ainsi que les autres technologies installés sur les appareils que vous utilisez pour accéder à ce Site Web et à ces Services.
• Données de profil: comprennent votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, les achats que vous avez faits ou les commandes que vous avez passées, votre emplacement, vos préférences, vos commentaires et les réponses que vous avez donnés à des sondages.
• Données d’utilisation: comprennent des renseignements sur votre façon d’utiliser notre Site Web, nos applis et nos Services, par exemple les boutons, contrôles, produits et publicités sur lesquels vous cliquez, les pages de notre application ou de notre Site Web que vous visitez, le temps que vous passez sur ces pages, vos requêtes de recherche et les dates et heures de vos visites, mais aussi sur la page Web que vous visitiez avant d’atteindre notre Site Web ou nos applis, et la page Web ou les applis que vous utiliserez après.
• Données de marketing et de communications: comprennent vos préférences quant au matériel à caractère commercial que vous recevez de nous et de nos tiers, et vos préférences en matière de communications.
• Données client: comprennent tout renseignement personnel concernant vos clients qui peuvent être compris dans les renseignements que vous nous envoyez par l’intermédiaire des Services.

Nous collectons, utilisons et communiquons aussi des Données agrégées, comme des données statistiques ou démographiques, à quelque fin que ce soit. Les Données agrégées peuvent être extraites des renseignements personnels, mais ne sont pas considérées comme des renseignements personnels en droit puisqu’elles ne révèlent pas, directement ou indirectement, votre identité. Par exemple, nous pouvons agréger vos Données d’utilisation ou vos Données client pour calculer le pourcentage d’utilisateurs qui accèdent à une fonction spécifique du Site Web. Toutefois, si nous combinons ou lions les Données agrégées avec vos renseignements personnels d’une manière permettant, directement ou indirectement, de vous identifier, nous traitons les données combinées comme des renseignements personnels qui seront utilisés conformément à la présente Politique de protection de la vie privée.

Nous pouvons dans certains cas recevoir de vous des fichiers de déclarations de revenus qui contiennent d’autres sortes de renseignements personnels concernant vos clients. Ces fichiers nous sont envoyés avec votre autorisation lorsque vous vous abonnez à des produits Web hébergés dans le nuage offerts par TaxCycle. Nous accédons à ces fichiers et nous les utilisons afin de vous fournir des services, y compris pour nous aider à diagnostiquer des problèmes logiciels.

Si vous ne fournissez pas les renseignements personnels demandés

Lorsque nous avons besoin de collecter des renseignements personnels en vertu de la loi ou aux termes d’un contrat que nous avons conclu avec vous et que vous ne fournissez pas lesdits renseignements demandés, il est possible que nous ne puissions pas exécuter le contrat que nous avons conclu ou que nous avons l’intention de conclure avec vous (par exemple pour vous fournir nos Services). Dans ce cas, il est possible que nous devions annuler un Service que vous avez avec nous, mais nous vous en aviserons le cas échéant à ce moment.

Nous utilisons différentes méthodes pour collecter des données provenant de vous ou vous concernant, y compris les suivantes :

• Interactions directes.Vous pouvez nous fournir vos Données d’identité, Données de contact et Données financières en remplissant des formulaires ou en correspondant avec nous par la poste, par téléphone, par courriel ou autrement. Ces données comprennent les données à caractère personnel que vous fournissez lorsque vous :
  • demandez une démonstration de nos logiciels ou Services;
  • créez un compte et un profil auprès de nous;
  • achetez un de nos Services;
  • vous abonnez à nos alertes par courriel;
  • remplissez un de nos formulaires en ligne pour recevoir nos rapports et études de cas;
  • téléchargez nos logiciels;
  • accédez à une de nos rubriques d’aide ou vidéos;
  • communiquez avec notre service à la clientèle;
  • acceptez de partager votre écran avec nos agents du service à la clientèle;
  • fournissez des journaux Web ou de produit à nos agents du service à la clientèle;
  • participez à nos formations en ligne ou en personne;
  • publiez des messages sur notre communauté en ligne;
  • participez à nos sondages d’opinion;
  • participez à tout concours que nous pouvons offrir;
  • demandez que du matériel à caractère commercial vous soit envoyé;
  • nous fournissez des commentaires.
• Technologies ou interactions automatisées.Lorsque vous interagissez avec notre Site, nous pouvons automatiquement collecter des Données techniques concernant votre matériel et vos activités et habitudes de navigation. Nous collectons ces données à caractère personnel au moyen de témoins, de journaux de serveur et d’autres technologies similaires. Nous pouvons aussi recevoir des Données techniques et des Données d’utilisation vous concernant si vous visitez d’autres sites Web utilisant nos témoins. Veuillez consulter notre Politique sur les fichiers témoins pour obtenir de plus amples renseignements.
• Tiers et sources publiques.Nous pouvons recevoir de divers tiers et de diverses sources publiques des renseignements personnels vous concernant, comme indiqué ci-après :
• Données techniques des types suivants de sous-processeurs :
  1. fournisseurs de solutions analytiques, comme Google Analytics;
  2. fournisseurs de renseignements de recherche, comme Google.
• Données de contact, Données financières et Données de transaction de fournisseurs de services techniques, de paiement et de livraison.
• Nous collectons vos Données client seulement lorsque vous nous envoyez des renseignements sur vos clients (le cas échéant) par l’intermédiaire des Services (y compris par l’intermédiaire d’un fournisseur de stockage en nuage ou de tout service de stockage de fichiers sur votre appareil local), lorsque vous nous envoyez un fichier client à des fins d’examen, que ce soit par courriel ou par un autre mécanisme de rétroaction, ou lorsque vous nous autorisez à collecter des renseignements directement auprès de l’Agence du revenu du Canada. Ces renseignements peuvent comprendre des numéros d’assurance sociale, des dates de naissance, des déclarations de revenus, des informations financières, des renseignements contenus dans des déclarations de revenus, des noms de fonds et d’autres renseignements similaires. Nous utilisons ces renseignements uniquement dans le but de vous fournir les Services. Nous ne collectons pas vos Données client auprès de quelque autre source que ce soit. Vous exercez le contrôle quant aux Données client que nous collectons et vous pouvez modifier vos préférences en tout temps.

Nous utilisons les renseignements personnels seulement en accord avec les dispositions de la présente Politique de protection de la vie privée et avec les lois en vigueur. Le plus souvent, nous utilisons des données à caractère personnel pour exécuter le contrat que nous avons l’intention de conclure ou que nous avons conclu avec vous, pour répondre à vos demandes, pour satisfaire à des obligations légales ou réglementaires ou à des demandes, et pour gérer nos activités.

Marketing

Nous nous efforçons de vous offrir des choix quant à certaines utilisations de vos renseignements personnels, particulièrement en ce qui a trait au marketing et à la publicité. Vous pouvez choisir de vous désabonner de nos courriels contenant du matériel à caractère commercial ou publicitaire en utilisant les mécanismes prévus à cette fin dans ces courriels.

Vous pouvez nous demander en tout temps de cesser de vous envoyer des messages à caractère commercial en communiquant avec nous. Lorsque vous choisissez de ne plus recevoir ces messages à caractère commercial, cela n’a généralement aucune incidence sur les communications requises pour fournir les Services ou sur l’utilisation des renseignements personnels que vous nous avez fournis dans le cadre d’un achat de service, d’une expérience de service ou d’autres transactions.

Suivi automatique

Un suivi automatique s’effectue lorsque vous utilisez nos services et accédez au Site Web. Ce suivi comprend le suivi des numéros d’identification des machines, des codes de licence et des jetons afin de vérifier les droits des utilisateurs à accéder aux services et à les utiliser. Nous utilisons des témoins pour suivre l’utilisation des contenus et le trafic du Site Web. Les témoins sont des fichiers texte transmis par un serveur Web à votre navigateur, et enregistrés sur le disque dur de votre ordinateur. Le Site Web et nos services utilisent des témoins pour compiler des statistiques globales sur l’utilisation de ce Site Web, par exemple sur le nombre d’utilisateurs qui visitent le Site Web, le temps qu’ils y passent et les pages qu’ils consultent le plus souvent et, pour les utilisateurs de nos services, à des fins de vérification, d’authentification et de gestion de la connexion à notre Site Web. Ces renseignements servent également à améliorer le contenu du Site Web. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il vous avise lorsqu’un témoin vous est envoyé, ce qui vous donne la possibilité de décider d’accepter ou non le témoin. Si vous désactivez les témoins, vous ne pourrez pas ouvrir une session pour accéder aux services fournis aux utilisateurs enregistrés par l’intermédiaire de notre Site Web.

Votre adresse IP est indiquée par votre navigateur Web lorsque vous visitez une page du Site Web. Ce renseignement est enregistré conjointement avec vos renseignements d’enregistrement se trouvant dans nos bases de données.

Il est possible que nous ayons à communiquer vos renseignements personnels aux parties suivantes aux fins décrites à la partie 4, ci-dessus.

• Les catégories de tiers suivantes :
  • fournisseurs de services qui fournissent des services de TI et d’administration de systèmes;
  • consultants dans le domaine des logiciels, des systèmes et de la sécurité;
  • sites de réseautage social que vous avez liés à votre compte;
  • conseillers professionnels, y compris des avocats, banquiers, auditeurs et assureurs basés au Canada qui fournissent des services comptables, bancaires, juridiques, de conseil et d’assurance;
  • instances réglementaires et autres autorités gouvernementales qui exigent la déclaration d’activités de traitement dans certaines circonstances.
• Les tiers à qui nous pouvons choisir de vendre ou transférer des parties de notre entreprise ou de nos actifs, ou avec qui nous pouvons choisir de fusionner des parties de notre entreprise ou de nos actifs. Nous pouvons également chercher à acquérir de nouvelles entreprises ou à fusionner nos activités avec celles de ces entreprises. Si un changement se produit au sein de notre entreprise, les nouveaux propriétaires pourront utiliser vos renseignements personnels de la façon prévue dans la présente Politique de protection de la vie privée.

Nous exigeons de tous les tiers qu’ils assurent la protection et la sécurité de vos renseignements personnels et qu’ils les traitent en conformité avec la loi. Nous ne permettons pas à nos tiers fournisseurs de service d’utiliser vos renseignements personnels à leurs propres fins et nous leur permettons seulement de traiter vos renseignements personnels aux fins prévues et conformément à nos directives.

Le dépôt et le stockage des données (y compris les renseignements personnels) de nos clients se fait principalement sur des serveurs situés au Canada, fournis par des services de tiers hébergés dans le nuage comme Microsoft Azure et Amazon Web Services. Toutefois, dans le cadre de la prestation des services, des données peuvent être transférées entre des emplacements et des territoires de compétence; des fournisseurs de services tiers décrits dans la présente politique de protection de la vie privée, qui nous fournissent des services en vertu de contrats, sont basés dans d’autres pays ou peuvent héberger des données dans le monde entier et, en conséquence, des gouvernements dans le monde entier peuvent avoir accès à vos renseignements personnels en vertu d’une ordonnance légale, indépendamment des mécanismes que nous avons mis en place pour protéger vos renseignements personnels.

Nous déployons des efforts raisonnables sur le plan commercial pour enregistrer et conserver vos renseignements personnels dans un environnement sécuritaire. Nous avons mis en œuvre des procédures conçues pour limiter la diffusion de vos renseignements personnels aux seuls membres du personnel habilités qui sont raisonnablement nécessaires aux fins que nous vous avons communiquées. Il vous incombe également de contribuer à la protection de vos renseignements personnels. Par exemple, ne révélez jamais votre mot de passe et n’oubliez pas de vous déconnecter et de fermer la fenêtre de votre navigateur lorsque vous avez fini d’utiliser le Site Web, afin que les autres personnes susceptibles d’utiliser le même ordinateur n’aient pas accès à vos renseignements personnels.

Nous conserverons les renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons collectés, y compris afin d’exécuter un contrat avec vous ou de satisfaire à toute obligation juridique, comptable, d’audit ou de déclaration qui nous incombe.

Pour déterminer la période de conservation appropriée des renseignements personnels, nous tenons compte de la quantité, de la nature et du caractère sensible des renseignements personnels, des risques potentiels de préjudice pouvant découler d’une utilisation ou d’une communication non autorisée de vos renseignements personnels, des fins du traitement de vos renseignements personnels et de l’existence ou non d’autres moyens permettant d’arriver à ces fins, et des obligations juridiques applicables.

Dans certains cas, nous pouvons anonymiser vos renseignements personnels (afin qu’ils ne puissent plus être associés à vous) à des fins de recherche ou statistiques, auquel cas nous pouvons utiliser ces renseignements indéfiniment sans autre avis.

Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons vous concernant afin de vérifier les renseignements personnels que nous avons collectés et de connaître dans l’ensemble l’utilisation que nous faisons de ceux-ci. À la réception d’une demande écrite de votre part, nous vous fournirons copie de vos renseignements personnels, bien que dans certaines circonstances limitées nous ne puissions être en mesure de mettre à votre disposition tous les renseignements pertinents, par exemple lorsque ces renseignements se rapportent également à un autre utilisateur. Nous nous efforcerons de répondre à toutes les demandes d’accès et de modification dans les meilleurs délais.

Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour que vos renseignements personnels demeurent à jour et exacts. Selon le cas, ces renseignements personnels modifiés seront transmis aux parties à qui vous nous avez permis de les communiquer. En ayant des renseignements personnels à jour vous concernant, nous nous assurons de pouvoir fournir le meilleur service possible.

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique de protection de la vie privée à tout moment. Si nous décidons de modifier la présente Politique de protection de la vie privée dans l’avenir, nous publierons un avis approprié à ce sujet dans la page d’accueil du Site Web. Toute modification non substantielle (comme des clarifications) de la présente Politique de protection de la vie privée entrera en vigueur à la date de publication de la modification, et toute modification substantielle entrera en vigueur 30 jours après la date de publication sur le Site Web. À moins d’indication contraire, notre Politique de protection de la vie privée actuelle s’applique à tous les renseignements personnels que nous détenons vous concernant, vous et votre compte. La date de la plus récente mise à jour figure au début du présent document. Nous vous recommandons d’imprimer un exemplaire de la présente Politique de protection de la vie privée pour consultation ultérieure et de visiter la page de la politique périodiquement pour prendre connaissance de toute modification ayant pu lui être apportée. En continuant d’utiliser le Site Web et les Services, vous signifiez que vous acceptez toute modification.

Vous pouvez nous aider en nous informant de tout changement vous concernant, comme un changement d’adresse ou de numéro de téléphone. Si vous voulez accéder à vos renseignements personnels, si vous avez des questions, des commentaires ou des suggestions à nous transmettre ou si vous décelez des erreurs dans les renseignements que nous détenons vous concernant, veuillez communiquer avec nous de l’une des façons suivantes :

Coordonnées

Nos coordonnées complètes sont les suivantes :

TaxCycle de Xero

Adresse électronique : vieprivee@taxcycle.com

Adresse postale : TaxCycle de Xero, 800 – 1333 8th Street SW, Calgary (Alberta) T2R 1M6

Numéro de téléphone : 1-833-277-4055

Si vous avez des plaintes à formuler concernant notre respect des lois en vigueur sur la protection des renseignements personnels, nous examinerons votre plainte et, si elle est fondée, nous prendrons les mesures appropriées. Vous pourriez aussi être en droit de déposer une réclamation en tout temps auprès de votre autorité locale de contrôle en ce qui a trait aux questions de protection des données. Nous souhaitons toutefois avoir la possibilité de répondre à vos préoccupations avant que vous n’entrepreniez une telle démarche auprès des instances réglementaires; nous vous invitons donc à communiquer d’abord avec nous à l’adresse vieprivee@taxcycle.com.