Menu

Signatures électroniques dans DocuSign®

Mis à jour : 2020-08-28

À titre de mesure temporaire jusqu'au 31 août 2020, l'Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec reconnaîtront que les signatures électroniques ont satisfait aux exigences de signature des formulaires T183, T183CORP, TP-1000 et CO-1000 dont les cinq premiers chiffres du NAS du contribuable ou le NE de la société sont masqués. L'ARC reconnaît déjà les signatures électroniques sur les formulaires AutRepr (anciennement le T1013) et de consentement de l’entreprise (anciennement le RC-59). Pour vous faciliter la tâche, TaxCycle prend également en charge les signatures électroniques sur d'autres formulaires et non pas parce que l'ARC exige une signature.

TaxCycle s’intègre à DocuSign® afin que vous puissiez envoyer des documents à vos clients pour signature directement à partir de TaxCycle. De plus, vous faites le suivi des signatures, stockez ces documents dans DocuSign (pourvu que vous mainteniez un abonnement) et les téléchargez à partir de TaxCycle. À noter que DocuSign® a une limite de 100 enveloppes par utilisateur et par année. Si vous dépassez 100 enveloppes au cours de votre première année, leur équipe commerciale vous contactera pour vous aider à choisir le plan qui répond le mieux à vos besoins dans le cadre de votre processus de renouvellement.

Si vous ne préparez qu'un petit nombre de déclarations, TaxCycle fonctionne également avec Adobe Reader, qui ne nécessite pas d'abonnement payant. Vous pouvez demander une signature par courriel en utilisant la fonctionnalité de courriel PDF existante dans TaxCycle. Votre client signe le fichier PDF dans Adobe Reader et vous le renvoie par courriel. Bien qu’il s’agit d’une solution gratuite, vous devez stocker ces documents signés et suivre manuellement l'état des signatures dans TaxCycle. Consultez la rubrique d’aide Signatures dans Adobe® Reader.

Contenu

Services pris en charge

Tout d'abord, vous devez créer un compte pour vous inscrire auprès d’un fournisseur pour demander les signatures électroniques. Actuellement, TaxCycle prend en charge :

  • DocuSign® www.docusign.ca.
    Essayez-le pour une période gratuite d’essai de 30 jours avec trois clients. Des abonnements mensuels et annuels sont disponibles. Veuillez visiter le site Web de DocuSign® pour profiter d’un essai gratuit ou pour vous abonner à un mode de paiement. À noter que DocuSign® a une limite de 100 enveloppes par utilisateur et par année. Si vous dépassez 100 enveloppes au cours de votre première année, leur équipe commerciale vous contactera pour vous aider à choisir le plan qui répond le mieux à vos besoins dans le cadre de votre processus de renouvellement. (N'oubliez pas de télécharger vos documents signés si vous annulez votre abonnement ou si vous décidez de ne pas prolonger votre abonnement après la période d'essai. Vous perdrez l'accès à ces documents suivant l'expiration de votre abonnement.)
  • Signatures dans Adobe® Reader
    Gratuit. Envoyez un fichier PDF avec des numéros de NAS masqués à votre client. Votre client signe le fichier PDF dans Adobe Reader et vous le renvoie. Cette solution gratuite ne vous permet pas de télécharger des documents signés directement à partir de liens dans TaxCycle et TaxCycle ne suivra pas automatiquement l'état des documents envoyés pour signature. Consultez la rubrique d’aide Signatures dans Adobe® Reader.

Configurer DocuSign®

Pour renvoyer la date de signature à TaxCycle dans le bon format, veuillez définir le Format date/heure dans DocuSign® à année/mois/jour étant donné qu’il s’agit du format requis sur les formulaires dans TaxCycle.

Pour obtenir des instructions complètes sur la configuration de ces paramètres, consultez la rubrique d’aide Les paramètres de Date et Heure de votre compte sur le site Web de DocuSign®.

  1. Connectez-vous à account.docusign.com.
  2. Cliquez sur votre compte et sélectionnez Mes Préférences.
  3. Cliquez sur Paramètres régionaux.
  4. Sélectionnez Préciser un fuseau horaire.
  5. Sélectionnez votre fuseau horaire.
  6. Important! Réglez le Format date/heure à année/mois/jour (AAAA-MM-JJ).
  7. Cliquez sur ENREGISTRER.

Connecter TaxCycle à votre compte DocuSign®

  1. Créez un compte avec un service de signature électronique pris en charge (voir ci-dessus).
  2. Pour ouvrir les options, allez au menu Fichier, puis choisissez Options. Ou, si vous êtes sur l’écran Démarrer, cliquez sur Options à gauche dans le panneau bleu. 
  3. Dans la partie gauche, agrandissez la section Fournisseurs de service et cliquez sur la page DocuSign
  4. Cliquez sur Se connecter.
  5. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira pour vous permettre de vous connecter à votre compte DocuSign. Entrez l'adresse électronique et le mot de passe de votre compte de signature électronique pour vous connecter.
  6. Vous serez invité à autoriser TaxCycle à se connecter au service. Cliquez sur J’accepte. Cela se produit uniquement la première fois que vous vous connectez.
  7. Une fois que vous voyez le message confirmant que la connexion a réussi, fermez la fenêtre du navigateur.
  8. De retour aux options, vous verrez un message confirmant que vous êtes connecté. Vous pouvez maintenant fermer la boîte de dialogue Options. La connexion demeurera active.

Envoyer un document pour signature

Cet exemple vous montre comment envoyer le formulaire T183 pour signature en choisissant l’option imprimer un seul formulaire. Vous pouvez utiliser les mêmes paramètres lors de la configuration d'un jeu d'impression ou lors de l'impression d'un modèle ou d'un formulaire différent. Si un formulaire comme le T183 fait partie du jeu d'impression, toutes les pages du fichier PDF vont à DocuSign® avec les champs sur le formulaire T183 marqués pour signature.

  1. N’oubliez pas de saisir le prénom, le nom de famille et l’adresse électronique du client (ou du signataire autorisé) sur la grille de calcul Info.
  2. Ouvrir le formulaire T183
  3. Appuyez sur Ctrl+Shift+P, cliquez sur Imprimer/formulaire PDF dans le menu Outils ou cliquez avec le bouton droit sur le formulaire et sélectionnez Imprimer/formulaire PDF. (Si vous configurez un jeu d'impression, cliquez sur le lien modifier pour le jeu d'impression dans le volet latéral Impression/PDF.)
  4. À partir du menu Imprimante/PDF, sélectionnez PDF.
  5. Du menu Courriel, sélectionnez DocuSign®.
  6. Du menu Message, sélectionnez Courriel d’accompagnement T183.
  7. Du menu NAS/NE, sélectionnez Masquer les cinq premiers chiffres pour brouiller les numéros d'assurance sociale et les numéros d'entreprise sur les formulaires. (Nous vous suggérons fortement d’utiliser cette option lorsque vous envoyez des documents pour signatures.)
  8. Réglez toutes autres options PDF au besoin. Pour plus de détails, voir Options de sortie PDF et d'imprimante.
  9. Pour enregistrer ces paramètres et pour les utiliser chaque fois que vous imprimez le formulaire T183, cliquez sur le lien Enregistrer ces paramètres pour T183.
  10. L’état actuel de votre connexion à DocuSign® apparaît en bas de la boîte de dialogue à gauche. Si nécessaire, cliquez sur Se connecter pour ouvrir le navigateur et vous connecter à votre compte DocuSign®. Si c’est la première fois que vous vous connectez à DocuSign® de TaxCycle, vous devrez accorder l'autorisation à TaxCycle de vous connecter à ce service. (Vous pouvez également vous connecter à votre compte de la page Connecter TaxCycle à votre compte DocuSign®.)
  11. Une fois la connexion établie, l’état change pour indiquer que TaxCycle est Connecté à DocuSign®. La connexion demeure active même après la fermeture de cette boîte de dialogue.
  12. Cliquez sur Créer un PDF pour envoyer le document pour signature par l'intermédiaire de DocuSign®.
  13. Le moniteur d’impression en bas du volet latéral indique l’état au fur et à mesure que TaxCycle envoie le document à DocuSign®.
  14. À cette étape, DocuSign® prend la relève jusqu’à ce que le client signe le document; vous recevrez un courriel lorsque le client aura signé le document.

Créer un jeu d'impression pour les documents nécessitant une signature

Si vous le souhaitez, vous pouvez créer un jeu d'impression de tous les documents nécessitant une signature électronique:

  1. Pour ouvrir les options de l’écran Démarrer, cliquez sur Options à gauche. Si un fichier est ouvert, allez au menu Fichier, puis cliquez sur Options.
  2. Dans la partie gauche de la boîte de dialogue, développez la section T1/TP1 (ou une autre section selon le module d’impôt voulu).
  3. Développez Impression et cliquez sur 2019.
  4. Créez un nouveau jeu d'impression vide en faisant défiler vers le bas de la liste des jeux d'impression et en double-cliquant sur Nouveau jeu d'impression 1.
  5. Pour afficher un jeu d'impression dans le haut de la liste du volet latéral Impression, glissez le jeu visé au haut de la liste.
  6. Cliquez sur le lien modifier dans le haut droit pour configurer les options d’imprimante/sortie :
    1. À partir du menu Imprimante/PDF, sélectionnez PDF.
    2. Du menu Courriel, sélectionnez DocuSign®.
    3. Du menu Message, sélectionnez Courriel d’accompagnement signature électronique .
    4. À partir du menu Nom de fichiers, sélectionnez des variables et entrez du texte pour régler automatiquement le nom de fichier.
    5. Du menu NAS/NE, sélectionnez Masquer les cinq premiers chiffres pour brouiller les numéros d'assurance sociale et les numéros d'entreprise sur les formulaires. (Nous vous suggérons fortement d’utiliser cette option lorsque vous envoyez des documents pour signatures.)
    6. Réglez toutes les autres options PDF au besoin. Pour plus de détails, voir Options de sortie PDF et d'imprimante.
    7. Cliquez sur Fermer.

  7. Si désiré, entrez une condition dans le champ Condition pour indiquer à TaxCycle quand cocher la case dans le volet latéral Impression, ce qui le sélectionne pour l’impression. Entrez vrai pour toujours sélectionner un jeu pour l’impression. Laissez le champ vide pour afficher le jeu d'impression non coché dans le volet latéral.
  8. Si désiré, entrez une condition dans le champ Pertinent pour indiquer à TaxCycle quand afficher le jeu d'impression dans le volet latéral Impression. Entrez vrai pour qu’il soit toujours affiché dans le volet latéral Impression.
  9. Pour ajouter un document au jeu d'impression, recherchez le formulaire par son nom. Voir ci-dessous pour la liste de Formulaires et modèles pris en charge.
  10. Glissez et déposez le formulaire de la liste de gauche vers la liste de droite.
  11. Par défaut, lorsque vous ajoutez des formulaires à un jeu d'impression, ils s'afficheront dans le volet latéral Impression lorsqu'ils seront utilisés, et ils seront sélectionnés pour l'impression lorsqu'ils seront utilisés. Cependant, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un formulaire pour ajuster ces paramètres.
  12. Pour la page de signature AutRepr (anciennement le T1013) et le T183, vous pouvez choisir de conserver ou non les formulaires dans le jeu d'impression après avoir été signé ou accepté par l'ARC. Pour les exclure du jeu d'impression s'ils sont déjà signés ou acceptés, décochez les cases de la page Disponibilité de formulaires dans les options.
  13. Cliquez sur Appliquer ou OK pour enregistrer vos paramètres.

Vérification des documents signés

Le Service de notifications de TaxCycle surveille et capture les notifications d'événements de signature provenant de DocuSign®. Puis, si TaxCycle est ouvert et connecté au Service de notifications, il reçoit ces messages et fait le suivi dans la déclaration.

Pour savoir si TaxCycle est connecté au Service de notifications, il suffit de regarder l’icône d’état dans la barre bleue e bas de la fenêtre. Cliquez une fois sur le bouton pour vérifier l’état manuellement :

Vous pouvez désactiver cette connexion à partir de la page de Notifications de TaxCycle sous Fournisseurs de services dans les options.

Suivi et téléchargement des documents signés

Avertissement! Si vous envoyez un document pour signature à DocuSign®, puis créez un nouveau fichier différent portant le même nom et le même NAS, le nouveau fichier ne recevra pas le message de réponse. Pour garantir la sécurité des informations client, seul le fichier d'origine peut recevoir la réponse DocuSign®. Vous pouvez, bien entendu, vous connecter à votre compte DocuSign® et y télécharger le document signé.

Lorsque vous envoyez un formulaire pour signature, TaxCycle fait le suivi des tâches et de l’état des demandes de signature électronique dans le flux des travaux du contribuable.

  1. TaxCycle met à jour ces tâches de flux des travaux lorsqu'il reçoit des messages du Service de notifications.
  2. Une fois que TaxCycle reçoit un message l’avisant que votre client a signé le document, cliquez sur le lien afficher pour télécharger une copie signée.
  3. Dans le cas du T183 et des autres formulaires requis pour la production par voie électronique, la mise à jour de l’état de signature apparaît également dans le volet latéral Transmission.
  4. Une fois que TaxCycle reçoit un message l’avisant que votre client a signé le document, cliquez sur PDF pour télécharger une copie signée.
  5. Tous les événements s'affichent également dans l’historique du fichier. Cliquez sur le bouton PDF pour télécharger une copie signée.

Formulaires et modèles pris en charge

À titre de mesure temporaire jusqu'au 31 août 2020, l'Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec reconnaîtront que les signatures électroniques ont satisfait aux exigences de signature des formulaires T183, T183CORP, TP-1000 et CO-1000 dont les cinq premiers chiffres du NAS du contribuable ou le NE de la société sont masqués. L'ARC reconnaît déjà les signatures électroniques sur les formulaires AutRepr (anciennement le T1013) et de consentement de l’entreprise (anciennement le RC-59). Pour vous faciliter la tâche, TaxCycle prend également en charge les signatures électroniques sur d'autres formulaires et non pas parce que l'ARC exige une signature.

TaxCycle contient des informations masquées dans les champs de signature sur les formulaires et modèles suivants pour vous permettre de demander des signatures électroniques à vos clients.

T1 — 2019 et par la suite :

  • AutRepr page de signature (anciennement le T1013)
  • MR-69 Autorisation relative à la communication de renseignements ou procuration
  • Lettre de mission (LettreM)
  • T183, Déclaration de renseignements des sociétés pour la transmission électronique (à la fois les champs de production et de la DPA)
  • T1032 Choix conjoint visant le fractionnement du revenu de pension
  • T1135 Bilan de vérification du revenu étranger
  • T2091 Désignation d’un bien comme résidence principale
  • T1255 Désignation d'un bien comme résidence principale par le représentant légal d'un particulier décédé
  • TP-274 Désignation d’un bien comme résidence principale
  • TP-1000 Transmission par Internet de la déclaration de revenus d'un particulier pour 2016 et plus tard
  • T1-ADJ Demande de redressement d'une T1
  • T1-DD Grille Dépôt direct

T1 — 2016 à 2018 :

  • T183 Déclaration de renseignements des sociétés pour la transmission électronique (à la fois les champs de production et de la DPA)
  • TP-1000 Transmission par Internet de la déclaration de revenus d'un particulier pour 2016 et plus tard
  • T1135 Bilan de vérification du revenu étranger

Module T2 le plus récent :

  • AutReprEntr page de signature
  • AutReprEntrAnnule, Annulation du consentement de l'entreprise ou de l'autorisation de délégataires
  • T183CORP Déclaration de (CORP) renseignements des sociétés pour la transmission électronique dans la version T2 la plus récente
  • AT4930 Formulaire de consentement de l'Alberta dans TaxCycle T2
  • CO-1000 Transmission par Internet de la déclaration de revenus des sociétés (Québec)
  • T106 Déclaration de renseignements sur les opérations avec lien de dépendance effectuées avec des non-résidents
  • T1134 Déclaration de renseignements sur les sociétés étrangères affiliées contrôlées et non contrôlées
  • T1135 Bilan de vérification du revenu étranger
  • Lettre de mission (LettreM)

Texte du message

Lorsque vous envoyez un document pour signature, vous sélectionnez un message comme enveloppe pour le fichier PDF. Les modèles de courriel suivants contiennent des messages pour demander des signatures électroniques :

T1 — 2019 et par la suite :

  • Courriel d’accompagnement pour autoriser un représentant (CourrielAutr)
  • Courriel d’accompagnement copie client (CourrielCopieClient)
  • Courriel d’accompagnement de la lettre de mission (CourrielMission)
  • Courriel d’accompagnement pour une signature électronique (CourrielSignatureElectronique)
  • Courriel d’accompagnement T183 (T183Courriel)
  • Courriel d’accompagnement T1 (T1ADJCourriel)
  • Courriel d’accompagnement TP-1000 (TP1000Courriel)

T1 — 2016 à 2018 :

  • Courriel d’accompagnement pour une signature électronique (CourrielSignatureElectronique)
  • Courriel d’accompagnement T183 (T183Courriel)
  • Courriel d’accompagnement T1 (T1ADJCourriel)
  • Courriel d’accompagnement TP-1000 (TP1000Courriel)

Module T2 le plus récent :

  • Courriel d’accompagnement T183 (T183Courriel)
  • Courriel d’accompagnement CO-1000 (CO1000Courriel)
  • Courriel d’accompagnement AT4930 (AT4390Courriel)
  • Courriel d’accompagnement de la lettre de mission (CourrielMission)
  • Courriel d’accompagnement pour une signature électronique (CourrielSignatureElectronique)

Signatures électroniques dans des modèles personnalisés

Vous pouvez ajouter du code à vos modèles personnalisés pour indiquer où le destinataire doit entrer la signature électronique et insérer la date signée.

Code Description
{{ CurrentClient.Anchor.Signature }} Ce code demande au fournisseur de signature électronique d'insérer l'indicateur « Signer ici » dans le document.
{{ CurrentClient.Anchor.DateSigned }} Ce code indique au fournisseur de signature électronique où insérer la date dans le document signé.

Si vous avez une lettre de mission (LettreM) personnalisée et que vous souhaitez que le flux des travaux soit mis à jour après la signature du document, vous devez également définir l’ID de signature à la LettreM dans les propriétés du modèle.

La réponse vous échappe toujours? Nous pouvons vous aider.

Contactez-nous et nous vous répondrons dès que possible.