Notifications par courriel aux clients de TaxFolder

Mis à jour : 2023-02-16

TaxFolder envoie automatiquement des notifications par courriel à vos clients en votre nom. Cette rubrique explique les déclencheurs, le contenu et l'utilisation prévue de ces courriels.

« De » et « Répondre à »

Par défaut, tous les courriels sont envoyés au nom du Préparateur et affichent l'adresse électronique no-reply@taxfolder.com dans la ligne « De ». Si un client choisit de répondre à l'un de ces courriels, il utilisera l'adresse électronique du préparateur ou de l'entreprise, comme défini dans les Paramètres de compte TaxFolder.

1. Sur la page Organisation dans les Paramètres du compte, vous pouvez choisir si le nom du préparateur ou du cabinet s'affiche comme expéditeur.
   
2. Vous pouvez également envoyer des réponses au préparateur ou au cabinet. Si vous choisissez cabinet, saisissez l'adresse électronique professionnelle ici.
   

Personnaliser des courriels

Les courriels utilisent des variables pour insérer le nom du préparateur, du client et de la mission dans les courriels et les notifications standardisés de TaxFolder. Pour certains courriels, vous pouvez modifier la ligne d'objet et insérer du texte dans le corps du courriel avant de l'envoyer. 

Consultez les échantillons de courriels ci-dessous pour découvrir les déclencheurs, le contenu des courriels et les actions qui peuvent être prises pour chaque courriel envoyé par TaxFolder à vos clients. 

Ajouter un client à TaxFolder

Lorsque vous ajoutez un nouveau client à TaxFolder, qu'il soit ou non déjà connecté à son compte TaxCycle, le client reçoit un courriel l'invitant à Se connecter à TaxFolder. Un client peut déjà avoir un compte TaxCycle parce qu'il a déjà été invité à TaxFolder par un autre préparateur, ou qu'il a été invité l'année dernière mais n'a jamais activé son compte.

Demande pour télécharger des documents

Vous pouvez gérer cette notification dans la fenêtre Ajouter un client ou Ajouter une mission dans TaxFolder en cochant la case correspondante, ou en cochant la case Demander au client de télécharger des documents dans la boîte de dialogue d'impression lors de l'envoi d'une demande de documents depuis TaxCycle. Vous pouvez également choisir de désactiver les téléchargements de documents du portail client pour tous les clients ou de les activer et désactiver pour des missions spécifiques. Voir la rubrique d’aide Paramètre de notifications de TaxFolder pour en savoir plus.

Demande de signature ou d'approbation de TaxCycle

Lorsque vous demandez une signature ou une approbation par impression à partir de TaxCycle, le client reçoit un courriel l'invitant à signer ou à approuver un document. Vous pouvez gérer cela dans les fenêtres Ajouter un client ou Ajouter une mission dans TaxFolder ou dans la boîte de dialogue d'impression lors de l'envoi de la demande depuis TaxCycle.

Demande de signature ou d'approbation de TaxFolder

Lorsque vous demandez une signature ou une approbation de la mission du client dans TaxFolder, le client reçoit un courriel lui demandant de signer ou d'approuver un document. Ce courriel est semblable au courriel envoyé lorsque vous utilisez TaxCycle pour effectuer cette demande.

Afficher le document signé

Après avoir signé un document, votre client reçoit un courriel contenant un lien pour télécharger et afficher le document signé.

Document téléchargé

Le client reçoit ce courriel lorsque vous partagez des copies finales de documents de TaxCycle, ou si vous téléchargez manuellement des documents dans la section fichiers du préparateur de TaxFolder d'une mission d'un client et que vous incluez un lien vers le portail client TaxFolder où il peut afficher et télécharger les documents partagés.

Mission terminée

Lorsque le préparateur marque l'état de la mission comme terminé, le client reçoit une notification par courriel.