Paramètres de notifications

À partir de la page Notifications des paramètres de compte TaxFolder, vous pouvez configurer le moment où vous recevez des notifications par courriel pour certaines actions effectuées par les clients, et le moment où vous envoyez aux clients des courriels automatisés basés sur les actions de votre équipe.

Notifications aux membres de l’équipe

Cochez les cases si vous souhaitez envoyer des notifications par courriel au membre de l’équipe affecté à la mission :

1. Lorsqu’un client télécharge un nouveau document. Si le client télécharge plusieurs documents dans la même session, un courriel est envoyé pour tous les documents téléchargés.
2. Lorsqu’une mission ou un client sont affectés à un préparateur.
3. Lorsqu’une note est mise à jour pour une mission. 
4. Par défaut, lorsqu’un client signe ou approuve un document, TaxFolder envoie toujours un courriel d’approbation de document au membre de l’équipe affecté à la mission et au client.
5. Lorsqu’un client clique sur le bouton « J’ai terminé » dans le Portail client, TaxFolder informe le préparateur que le client a fini de téléverser les documents et que la mission peut être lancée.

Notifications aux clients

Cochez les cases si vous souhaitez envoyer des notifications par courriel au client :

1. Lorsqu’un nouveau client est ajouté, une invitation à utiliser TaxFolder est lancée. Cette case à cocher fonctionne avec la case « inviter de nouveaux clients à TaxFolder » dans les Options de sortie PDF et d’imprimante (voir Options de TaxFolder dans TaxCycle ci-dessous). Vous devez activer les deux options pour que les nouveaux clients reçoivent une invitation par courriel à créer un compte dans TaxFolder, lorsque déclenchée par une demande de TaxCycle.
2. Lorsque votre organisation indique qu’une mission est terminée.
3. Paramètre par défaut pour « Demander au client de télécharger des documents » lorsque vous créez une nouvelle mission. Notez que le client recevra une notification par courriel si cette case est cochée, même si l’option de téléchargement de documents est désactivée dans TaxFolder. 
4. Par défaut, TaxFolder envoie toujours un courriel au client lorsque les actions suivantes sont effectuées :
   
   • Demande d’approbation d’un nouveau document : déclenche une demande de signature ou d’approbation.
   • Renvoyer la demande de document : déclenche le renvoi de la demande de signature ou d’approbation.
   • TaxFolder envoie également un courriel au client si le préparateur définit le document à « Annulé » ou « Terminé manuellement ».
5. Cliquez sur OK pour enregistrer vos changements.

Options TaxFolder par défaut dans TaxCycle

La page TaxFolder dans les options de TaxCycle vous permet d’afficher ou de masquer les cases à cocher des Options de sortie PDF et d’imprimante.

• Par défaut, les deux options sont activées (cochées) et les cases à cocher Inviter les clients à TaxFolder et Demander aux clients de téléverser des documents s’affichent lors de l’impression d’un fichier PDF vers TaxFolder. Vous pouvez ensuite choisir d’envoyer ces messages électroniques lors de l’impression dans TaxFolder.
• La désactivation de l’une de ces cases à cocher dans les options masque et désactive la case à cocher correspondante dans la boîte de dialogue d’impression/de sortie. Les deux messages électroniques connexes ne sont JAMAIS envoyés à vos clients.

Pour désactiver les courriels d’invitation pour tous les nouveaux clients, peu importe ce que vous réglez dans les options ou lors de l’impression, modifiez le paramètre dans TaxFolder. Consultez également la rubrique d’aide Demander des signatures électroniques par TaxFolder de TaxCycle.