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Groupes et tâches du flux de travail

Mis à jour : 2019-02-06

TaxCycle comprend des tâches et des groupes pour vous aider à suivre la progression d’une déclaration pour chaque personne figurant dans un fichier. Vous pouvez personnaliser TaxCycle de sorte qu’il corresponde à votre flux de travail. Définir les tâches requises. Réorganiser, afficher ou masquer les tâches et les groupes dans les renseignements du fichier.

Faire le suivi des tâches et de l’achèvement d’une déclaration

  1. Ouvrez un fichier et allez au menu Fichier, puis cliquez sur Info, ou configurez TaxCycle pour afficher les mêmes renseignements chaque fois que vous enregistrez le fichier.
  2. Cliquez sur un nom pour voir l’état de toutes les tâches liées à la déclaration visée. Chaque case contient les tâches liées à la préparation de la déclaration pour cette personne.
  3. Lorsque vous visionnez les déclarations jumelées ou de familles sur cette page, TaxCycle organise les cases en fonction de la taille de la fenêtre. Elles s’affichent d’abord côte à côte, puis ensuite une sous l’autre. Défilez vers le bas pour en voir davantage.
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  1. Les tâches sont regroupées en fonction du processus de préparation. Vous pouvez choisir quelles tâches s’affichent dans quels groupes dans les options. Voir « Options du flux de travail » ci-dessous. Certaines tâches s’affichent dans la déclaration du client que si elles sont nécessaires. Par exemple, si un contribuable doit produire un T1135 par voie électronique, la tâche de transmission du T1135 sera dans la liste. Sinon, elle sera omise de la liste.
  2. Par défaut, TaxCycle affiche le plus ancien groupe qui est encore en cours de préparation. Vous pouvez Tout développer ou Tout réduire les groupes. Cliquez sur Auto-agrandir pour retourner à l’état par défaut
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  1. À l’intérieur d’un groupe, plusieurs tâches sont automatiquement cochées lorsque vous complétez une étape dans la déclaration.
  2. Pour accomplir manuellement des tâches automatiques, cliquez sur le lien substituer.
  3. Un astérisque apparaît à côté des groupes qui contiennent des tâches substituées.
  4. Cliquez sur le lien substituer pour retirer une entrée directe.
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  1. Certaines tâches sont accomplies manuellement. Cochez la case pour les compléter.
  2. La date et le nom de la personne qui a achevé la tâche vont s’afficher.
  3. Un groupe est considéré comme étant complété une fois que toutes les tâches requises dans le groupe sont cochées. Vous pouvez choisir les tâches qui sont requises dans les options. Voir « Options du flux de travail » ci-dessous.
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  1. Cliquez sur le lien commentaire pour ajouter une note à une tâche.
  2. Tapez le commentaire dans le champ qui s’affiche.
  3. Pour supprimer un commentaire, cliquez sur retirer.
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  1. Cochez la case En attente du client pour tout contribuable à n’importe quelle étape du processus de préparation pour signaler qu’une déclaration est en attente d’une entrée du client.
  2. Le groupe Achèvement de la déclaration contient des tâches requises pour que la déclaration entière soit considérée comme terminée.
  3. Vous pouvez ajouter une Date d’échéance dans le groupe Achèvement de la déclaration.
  4. Des messages s’affichent à côté du nom du client lorsque sa déclaration est en retard.
  5. La tâche Toute la production est terminée dans le groupe Achèvement de la déclaration recherche toute production sur papier ou par voie électronique et cette case n’est cochée qu’une fois que toutes les tâches sont terminées. (Cela recherche également tous redressements requis.)
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  1. Si un redressement à la déclaration est requis, le groupe Retravailler apparaît dès que vous créez un T1-ADJ ou autre formulaire de redressement.
  2. Dès que vous réglez la méthode de production sur le T1-ADJ à ReTRANSMETTRE, la tâche de transmission ReTRANSMETTRE s’affiche également.
  3. La tâche Toute la production est terminée dans le groupe Achèvement de la déclaration devient également non cochée pour indiquer qu’une tâche de production est en attente.
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  1. Si vous préférez ne pas voir cette boîte de dialogue lorsque vous enregistrez un fichier, décochez la case au bas de la fenêtre. Pour voir cette fenêtre à tout moment, allez au menu Fichier, puis cliquez sur info. Voir la rubrique d’aide Information et historique de fichier
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Options du flux de travail

Si vous changez des options du flux de travail et que vous partagez ensuite des fichiers avec d’autres préparateurs, ils verront l’ordre, les groupes et les tâches en fonction de leurs propres paramètres. Pour que tout un cabinet utilise les mêmes options du flux de travail, partagez ces paramètres au moyen d’un profil d'options. (Voir la rubrique d’aide Profils d’options (en anglais) pour apprendre comment partager des options.)

  1. Pour ouvrir les options à partir de l’écran Démarrer, cliquez sur Options à gauche. Si un fichier est ouvert, allez au menu Fichier, puis cliquez sur Options.
  2. Cliquez sur T1/TP1 à gauche (ou un autre module, tel que T2 ou T3), puis développez Flux de travail et cliquez sur une année.
  3. Vous verrez du côté droit, la liste des groupes et des tâches.
  4. Cochez la case pour développer tous les groupes de tâches par défaut lorsque vous les affichez pour un client.
  5. Glissez-déposez les groupes pour changer l’ordre d’affichage. Glissez-déposez pour réorganiser les tâches ou pour les déplacer vers un autre groupe.
  6. Si un groupe n’a aucune tâche, il n’apparaitra pas dans les renseignements du fichier.
  7. Cochez la case Requise si la tâche est requise afin de considérer le groupe comme étant complété. Si toutes les tâches d’un groupe sont facultatives, en cochant l’une des tâches dans le groupe dans les renseignements du fichier, le groupe entier sera marqué comme étant complété.
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  1. Décochez la case Afficher pour masquer une tâche dans les renseignements du fichier. Par exemple, si vous masquez la tâche Transmission d’un DPA, elle ne s’affichera jamais, même si le contribuable choisit de faire une demande de débit préautorisé (DPA). Certaines tâches apparaissent sur la page des options, mais ne s’afficheront que si elles sont nécessaires pour la déclaration du client. Par exemple, si un contribuable doit produire un T1135 par voie électronique, la tâche Transmission du T1135 sera affichée dans les renseignements du fichier. Autrement, elle sera omise de la liste.
  2. Si toutes les tâches dans un groupe sont masquées, le groupe ne figurera pas dans les renseignements du fichier.
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  1. Le groupe Achèvement de la déclaration contient des tâches requises pour que la déclaration entière soit considérée comme terminée. Ces informations sont utilisées dans le Gestionnaire de clients et partout où TaxCycle signale que les déclarations sont terminées.
  2. La tâche Toute la production est terminée vérifie toutes les déclarations et les formulaires que le contribuable doit produire. Elle est marquée terminée que lorsque toutes les déclarations ont été produites par voie électronique ou sur papier.
  3. Cliquez sur Ne montrer que les tâches visibles pour masquer les tâches pour lesquelles la case Afficher n’est pas cochée.
  4. Cliquez sur Exporter la liste de tâches pour créer un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) que vous pourrez ouvrir dans Excel.
  5. Cliquez sur le lien Restaurer les valeurs par défaut pour remettre les tâches et les groupes à l’état initial des valeurs par défaut.
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Effectuer une recherche sur le filtre état de la déclaration dans le Gestionnaire de clients

Les filtres État de la déclaration dans le Gestionnaire de clients vous permettent de faire une recherche sur les groupes du flux de travail. Utilisez ces filtres pour afficher une liste de déclarations dans lesquelles un groupe de tâches se retrouve dans une étape de préparation particulière.

Par exemple, pour identifier toutes les déclarations ayant achevé l’étape de révision cette semaine :

  1. Cliquez sur le volet latéral Recherches éclair.
  2. Défilez vers le bas à la section filtres personnalisés.
  3. Développez la case État de la déclaration.
  4. Sélectionnez Révision du menu déroulant.
  5. Sélectionnez Achevé du deuxième menu.
  6. Dans le champ complété, choisissez Cette semaine.

Pour ajouter une autre condition — par exemple, pour exclure toutes les déclarations dans lesquelles l’étape Approbation du client a été amorcée :

  1. Sélectionnez Et du premier menu.
  2. Sélectionnez Approbation du client du menu Ajouter une autre condition .
  3. Choisissez Non commencé du troisième menu.

Et pour finir, si vous voulez voir que les déclarations en attente d’une entrée d’un client :

  1. Cochez la case En attente du client. (Cette case recherche la marque En attente du client dans le flux de travail du client.)

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Copier ou exporter des identifiants du flux de travail

Vous pouvez utiliser des éléments du flux de travail dans des conditions dans des modèles. Pour copier les identifiants de l’écran flux de travail :

  1. Ouvrez un fichier et allez au menu Fichier, puis cliquez sur Info.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur un élément du flux de travail et sélectionnez Copier l’identifiant du modèle.
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  3. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un élément dans les options pour obtenir l’identifiant (ID).
  4. Ou, vous pouvez exporter tous les éléments en cliquant sur le lien Exporter la liste de tâches.
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