‌L'état du document et de la mission dans TaxFolder

Mis à jour : 2024-04-19

La section État de la mission de la fiche client affiche l'état actuel de la mission sélectionnée en haut de la page. Elle vous permet également d'ajouter d'autres documents à approuver/signer, de renvoyer des demandes, de mettre à jour le numéro de téléphone et l'adresse électronique utilisés pour demander la signature, et plus encore.

1. Si le client a plusieurs missions, cliquez sur la liste déroulante dans les détails du client pour passer d'une mission à l'autre.
2. La section État de la mission change pour afficher les détails de la mission sélectionnée.
3. Cliquez sur le bouton Achever la mission pour déplacer la mission vers l'onglet Achevé dans le Tableau de bord du préparateur. Les préparateurs ne peuvent plus demander de signatures électroniques à ce client. Si vous souhaitez effectuer des actions supplémentaires, utilisez les paramètres de la mission pour redéfinir l'état à En attente (voir Gestion des missions dans TaxFolder).
4. Cliquez sur le bouton Nouvelle demande d'approbation pour télécharger un document et demander une signature ou une approbation. Consultez la rubrique d'aide Envoyer un document pour signature ou approbation à partir de TaxFolder pour obtenir des instructions détaillées.
5. Cliquez sur Sauter l'étape Approbations pour indiquer que les signatures ou les approbations ne sont pas requises pour cette mission (ce qui est différent de marquer une demande comme complète, voir ci-dessous).
6. Chaque document (ou ensemble de documents) envoyé au client apparaît dans la liste des Approbations et signatures.
7. L'état du document apparaît à gauche. Consultez la rubrique d'aide États des documents dans TaxFolder pour en savoir plus.
8. L'heure et la date de la demande et de l'approbation/signature apparaissent sous chaque demande.
9. Cliquez sur le bouton Afficher l'original pour afficher la copie non signée/non approuvée du document.
10. La dernière page de la copie finale comprend le certificat de signature électronique qui fournit l'identifiant (ID) unique du document ainsi que l'heure et la date de la demande et de l'approbation. Conservez cette page comme piste d'audit de la demande de signature/d'approbation en cas de besoin. Cliquez sur Copier l'identifiant du document pour le copier dans votre presse-papiers.
11. Pour les documents Envoyés qui ne sont pas encore signés ou approuvés, cliquez sur le bouton Afficherl'original pour obtenir des options supplémentaires.
    
12. Sélectionnez Renvoyer la demande pour renvoyer le courriel au client avec le lien permettant de signer ou d'approuver le document.
13. Sélectionnez Marquer comme terminé si vous avez reçu la signature ou l'approbation par un autre moyen. Ceci modifie l'état du document à terminé sans réception d'une signature ou d'une approbation par le biais de TaxFolder. Il vous incombe alors de recueillir ce document signé ou cette approbation par une autre méthode.
14. Sélectionnez Modifier la demande pour mettre à jour les détails associés à la demande. Cela vous permet de modifier les détails de la demande en utilisant les mêmes champs que lorsque vous envoyez un document pour signature ou approbation à partir de TaxFolder. C'est ici que vous modifiez l'adresse électronique ou le numéro de téléphone portable du client pour une demande spécifique. Consultez également Modifier le courriel de demande de signature de TaxFolder
15. Cliquez sur Copier l'identifiant du document pour copier l'identifiant unique du document, que vous pouvez utiliser pour affiner une recherche dans l'historique de TaxFolder.
16. Cliquez sur Annuler le document pour annuler le document. Pour plus d'informations, lisez la rubrique d'aide Renvoyer le courriel de demande de signature de TaxFolder.
17. Sélectionnez Supprimer le fichier pour supprimer le fichier de TaxFolder afin que ni vous ni le client ne puissiez y accéder. Vous devez confirmer en cliquant sur le bouton Supprimer car vous ne pouvez pas annuler cette action.